Wir suchen Dich an unserem Standort in Bochum als Assistenz der Standortleitung (m/w/d) mit Rezeptionstätigkeit. Gestalte gemeinsam mit uns die Zukunft von Foundever.
Als Assistenz der Standortleitung mit Rezeptionstätigkeit an unserem Standort in Bochum kümmerst du dich um die Annahme eingehender Anrufe und deren Bearbeitung, führst Protokolle und prüfst täglich die Kameras und Bewegungsmelder auf Funktionalität oder Schäden. Du empfängst Besucher, Gäste und Bewerber und sorgst für eine Meetingraum Pflege sowie Bewirtung der Gäste . Die Organisation und Raumbuchungen liegt in deinen Händen.
Dein neuer Job:
- Du organisierst den Einkauf für den Servicebereich
- Natürlich gehören auch allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben (Postein- & ausgang, Rechnungs-prüfung, Barkassenverwaltung, Reisebuchung, Reisekostenabrechnung) und administrativen Aufgaben zu deinem Daily To Do
- Du arbeitest der Standortleitung und den Fachabteilungen zu
- Du stellst sicher, dass der Empfangsbereich ordentlich und präsentabel ist
- Die Sicherheit der Räumlichkeiten durch Einhalten von Sicherheitsmaßnahmen und Kontrolle des Zugangs über den Empfangsschalter (Besucherprotokoll überwachen, Besucherausweise ausgeben) liegt in deinen Händen
- Außerdem händigst du Headsets, Spind Schlüsseln (inkl. Verwaltung), Zutrittskarten für neue Mitarbeiter inklusive der Empfangsbestätigungen aus
- Du stellst sicher, dass bestehende Lieferanten der Niederlassung vertraglich vereinbarte Termine einhalten
- Als Rezeptionist erstellst und verhandelst du neue Angebote und Lieferverträge
- Zudem kümmerst du dich darum, dass alle notwendigen Reparatur- und Wartungsarbeiten ausgeführt werden
- Du pflegst des FAC GEE (Portal, in welchem alle Dokumente der Bereiche Reception und Facility hochgeladen werden, die für ein Audit relevant sind)
- Last but not Least: bearbeitest du das Ticketsystem für die Positionen Reception und FAC
Das bringst du mit:
- Du hast einen kaufmännischer Abschluss oder bereits Erfahrungen im Bereich Assistenz oder Rezeption/Empfang
- Deine Arbeitsweise ist proaktive, selbständig, sorgfältig und termingerecht
- Du bezeichnest dich selbst als Kommunikations- und Organisationsstark, außerdem Service- und Kundenorientiert
- Du beherrschst Deutsch sowohl schriftlich als auch mündlich und kannst sicher English kommunizieren
- MS–Office (Word, Excel & PowerPoint) ist dir bekannt und du kannst gut damit umgehen
Bist du an dieser Stelle interessiert? Dann freuen wir uns sehr über deine Bewerbung inklusive Anschreiben und Lebenslauf über unser Karriereportal.
Bei Rückfragen kannst du dich an Oreozili Dimitriadi per E-Mail wenden!
Ansprechpartner für Rückfragen: Oreozili Sina Dimitriadi
Datum der Ausschreibung: 09.05.2023
Bewerbungsfrist: 23.05.2023
Voraussichtliches Startdatum: 01.06.2023